Doel:
Een goed ingerichte noodvoorraad kan het verschil maken bij de eerste opvang van een calamiteit. Denk aan brand, wateroverlast, of andere noodsituaties waarbij de collectie betrokken is. Met een kleine voorraad van essentiële materialen kun je de eerste hulp verlenen die nodig is om erger te voorkomen. Het is praktisch een noodvoorraad aan te leggen die ‘mobiel’ is, denk aan een kar of een krat op wielen. Gebruik de onderstaande checklist en tips als inspiratie en ga vandaag nog aan de slag!

Wie kan dit doen?
In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen.
Bijvoorbeeld: Hoofd Collectie, conservatoren, facilitair medewerker, gebouwbeheerder, vrijwilligersteam, team bedrijfshulpverlening, medewerker depotbeheer/magazijn.

Aanpak

1. Inventariseren : bespreek met een groepje collega’s welke materialen specifiek voor jullie collectie nodig zijn bij een calamiteit. Bekijk ter ondersteuning de voorbeeld checklist.
    
2. Verzamelen en aanschaffen: maak een lijst met benodigdheden, stel een budget op en schaf materialen aan.
    
3. In gebruik nemen: organiseer de noodvoorraad op een logische manier, label de inhoud en zorg voor een overzichtelijke checklist. Plaats de noodvoorraad op een plek waar je er gemakkelijk bij kunt.
    
4. Onderhoud en controle: controleer de inhoud regelmatig (bijv. altijd de 1e week van het nieuwe jaar) en vervang verouderde materialen
    
5. Training: maak collega’s bekend met bestaan, gebruik en locatie van de noodmaterialen.

Benodigdheden:
De noodvoorraad bevat basisbenodigdheden voor een eerste bereddering van de collectie en deze bevat persoonlijke beschermingsmiddelen voor diegenen die de collectie gaan hanteren. Ga vooral met cofllega’s in gesprek wat jullie nodig hebben want dat kan voor iedere instelling namelijk anders zijn. Een voorbeeld van een checklist vind je hieronder:

VOORBEELD CHECKLIST
Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM):
□ Kleding: coverall, labjas
□ Handschoenen (bijv. nitril, werkhandschoenen)
□ Veiligheidsbril/-helm
□ Veiligheidsmaskers (FFP3 / FFP2)
□ Laarzen (diverse maten)

Verpakkingsmaterialen:
□ Zachte doeken, keukenrol, bubble wrap
□ Transparante zakken/transparant plastic (landbouwplastic)
□ Labelmateriaal (zoals watervaste stiften, labels/etiketten)

Transport- en evacuatiemiddelen:
□ Magazijnkar, depotkar, steekwagen, rolcontainer
□ Klapkratten voor transporteren materiaal

Reddingsmaterialen (wateroverlast):
□ Absorbtie materialen (matten, vellen, waterkerende worst, pig sock, etc.)
□ Filtreerpapier, vlakfolie
□ Dweilen, zwabbers, emmers, boothoosvat
□ Klokpomp of natte/droge stofzuiger voor waterafvoer

Gereedschap:
□ Scharen, schroevendraaier, hamer, tape
□ Zaklampen, batterijen

Communicatiemiddelen:
□ Telefoonlijst met noodnummers (hulpdiensten, 
medewerkers, salvagebedrijf, verzekering, etc.)
□ Opladers mobiele telefoon

Let op: voor iedere instelling kan een noodvoorraad er anders uit zien!

Tips: 
Betrek collega’s bij de inrichting en het onderhoud van de noodhulpkar om het draagvlak te vergroten.

Maak duidelijke afspraken met andere afdelingen over de locatie en het gebruik van de noodmaterialen..

Houd ontwikkelingen in noodbeheer bij en werk de kar bij met nieuwe materialen

Doel
Organiseer een praktische oefening om de kennis van bijvoorbeeld het gebouw en/of de noodprocedures op te frissen. Dit versterkt het bewustzijn rond veiligheid en zorgt ervoor dat de organisatie beter voorbereid is op incidenten.

Wie kan dit doen?
In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen.
Oefenen kan met bijvoorbeeld het BHV team of tentoonstellingsteam.

Wat kun je doen? 
Bedenk een incident en bespreek dat met elkaar. Je kunt uitgaan van een incident dat zich als eens heeft voorgedaan. Wie worden er allemaal door geraakt, zijn daar mensen bij betrokken, collectie, wat moet als eerste geregeld worden en waarom heeft dat prioriteit. Wie zijn allemaal betrokken bij de te nemen maatregelen, welke rol en/of verantwoordelijkheden hebben zij? Weten we dat eigenlijk wel en zijn hier afspraken over gemaakt en kent iedereen die? 

Benodigdheden:

• Lijst met vragen of scenario’s die tijdens de oefening kunnen worden besproken
• Schrijfmaterialen voor notities
• Eventueel plattegrond van het gebouw met aangegeven nooduitgangen, EHBO-punten en noodvoorzieningen

Checklist voor de oefening:
□ Plattegrond van het gebouw
□ Lijst met aandachtspunten
en vragen
□ Schrijfmaterialen

Aanpak

1. Voorbereiding 
   Bedenk een specifiek scenario. Het werkt altijd goed om een “wat als…” vraag te stellen.

   Voorbeelden:  “Wat als we 6 uur lang geen stroom hebben” of  “wat als er 5 cm water in het depot/magazijn staat”.

   Maak een lijst met aandachtspunten en vragen die tijdens de oefening behandeld worden.

   Bijvoorbeeld: “Welke organisatieonderdelen hebben last van dit incident” maar ook,“ Wie is betrokken bij het oplossen van dit probleem”.

   Je kunt daarna ook nog dieper kijken naar wie waarvoor verantwoordelijk is of zou moeten zijn.

2. Tabletop-sessie
   Presenteer het scenario en laat het team een fictieve oplossing plannen bijvoorbeeld met gebruik maken van de plattegrond van het gebouw. Bespreek stap voor stap wat iedereen zou doen, hoe communicatie zou verlopen en welke uitdagingen iedereen voorziet.
    
3. Evaluatie en Verbeterpunten
   Bespreek na afloop van de oefening wat goed ging en wat verbeterd kan worden. Noteer verbeterpunten en maak afspraken over eventuele vervolgstappen, zoals het aanpassen van procedures.

Tip!
Maak de oefening zo realistisch mogelijk door bijvoorbeeld tijdsdruk in te bouwen of scenario’s te wisselen. Doe regelmatig een dergelijke oefening zodat kennis en procedures actueel blijven. 

Doel
Hulpdiensten bekend maken met je organisatie, het gebouw en de collectie.

Wie kan dit doen?
In principe kan iedereen binnen een organisatie dit doen.
Oefenen kan met bijvoorbeeld het BHV team of tentoonstellingsteam. 

Wat kun je doen? 
Nodig vertegenwoordigers van lokale hulpdiensten (zoals brandweer en politie) uit voor een kennismaking. Leg uit wat de organisatie doet, welke collectie er is, welke dingen binnen de organisatie spelen die relevant zijn voor hulpdiensten. Doe met elkaar een rondje door het gebouw en laat bijvoorbeeld zien waar hulpdiensten komen aanrijden. Bespreek hoe het intern geregeld is met opvang hulpdiensten (BHV etc.).

Deze kennismaking biedt ook een kans om zelf vragen te stellen. Hoe is jullie organisatie bijv. opgenomen in het Aanvalsplan van de brandweer?

Benodigdheden
□ Checklist voor specifieke aandachtspunten die je wilt bespreken met hulpdiensten.
□ Plattegronden van het gebouw en kennis van het eigen gebouw.
□ Kennis over de aanwezige veiligheidsvoorzieningen en noodprocedures.

Checklist voor de Crisis-rondleiding:
□ Overzicht van vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken.
□ Kennis van het gebouw.
□ Kennis van noodprocedures en veiligheidsvoorzieningen
□ Schrijfmaterialen voor noteren tips en andere bevindingen.

Aanpak
Voorbereiding:

1. Kennismaken met wijkagent:
   Ga naar politie.nl en zoek daar via “Mijn buurt” de wijkagent op.
   Neem contact op via het algemene nummer of vul een contactformulier in. 
   Maak een overzicht met vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken.

   Kennismaken met lokale brandweer:
   Zoek op onder welke veiligheidsregio (VR) jouw organisatie valt.
   Zoek op brandweer.nl / [naam VR]/kazernes
   Op de kaart op de website zie je alle kazernes in jouw VR.
   Neem contact op en leg je uit waarom je graag kennis wilt maken met de brandweer die op jullie locatie aanrijdt als er bij jullie brand ontstaat.  Maak een overzicht met vragen of aandachtspunten die je wilt bespreken.
   Je kunt zelf ook open dagen van de lokale brandweer bezoeken om een eerste contact te leggen. Als deze er zijn staan die ook op de website vermeld.

2. De kennismaking:
   Begin met een kop koffie! Leg uit wat je organisatie doet, vertel iets over de collectie en het belang daarvan. Loop een rondje door het gebouw, laat wat van de collectie zien in het depot of het magazijn. Vraag bijvoorbeeld naar de aanrijd route van de brandweer: als er brand is, waar komen zij dan aan? Welke informatie hebben zij over jouw organisatie ‘op de wagen’. Is het bekend dat er collectie aanwezig is. Ook kun je toelichten welke veiligheidsmaatregelen getroffen zijn voor het personeel en de collectie. Vraag hulpdiensten om feedback en bespreek mogelijke verbeterpunten. Noteer hun suggesties voor eventuele aanpassingen of uitbreidingen van (bestaande) plannen.
    
3. Praktische Demonstraties (indien mogelijk):
   Simuleer een brandscenario met een nep collectie om hulpdiensten te laten zien hoe zij zouden kunnen helpen bij het voorkomen van (nog maar) schade aan erfgoed. Het gaat dan om eenvoudige handelingen als bijv. een schilderij losknippen en met voorkant op de grond plaatsen om erger te voorkomen.

Tips!
Bereid de route en aandachtspunten zorgvuldig voor zodat de rondleiding efficiënt en overzichtelijk verloopt.

Zorg voor een flexibele planning en luister actief naar de feedback van de hulpdiensten; zij kunnen waardevolle inzichten geven vanuit hun praktijkervaring.